Wer schreibt, der Bleibt!

Kennen Sie das? Ein Kunde ruft an und möchte Ihnen einen wichtigen Auftrag erteilen. Hierzu müssen natürlich allerlei Details festgehalten werden. Sie sind mitten im Gespräch als Ihnen jemand auf die Schulter tippt. Sie versuchen dem Kollegen/der Kollegin verständlich zu machen, dass es gerade total unpassend ist. Kein Problem, er/sie wartet. Nachdem Sie aufgelegt haben werden Sie mit Fragen oder neuen Informationen bombardiert. Endlich haben sie es hinter sich und der Kollege/die Kollegin zieht wieder von dannen. Aber war da nicht noch etwas!? Wie waren die Details zum telefonischen Auftrag nochmal? Mist, hätten Sie doch nur mitgeschrieben. Die Peinlichkeit eines Rückrufs wäre Ihnen erspart geblieben.

Ich erlebe es täglich im Büro, dass Kollegen während Telefongesprächen oder sogar während eines Meetings nichts notieren. Schon erstaunlich wenn man die psychologischen Erkenntnisse bezüglich Aufmerksamkeit und Kurzzeitgedächtnis betrachtet.

“The magical number seven, plus or minus two”

Das Kurzzeitgedächtnis ist ein Gedächtnissystem, das kurzfristig eine geringe Menge von Informationen speichern und weiterberarbeiten kann (Städtler 2003). Die Grenzen unseres Kurzzeitgedächtnisses wurden im Jahr 1956 vom Psychologen George A.Miller auf sieben plus/minus zwei sog. “chunks” beziffert. Der Begriff Chunking wird etwa mit “Bündelung” frei übersetzt. Nach Millers Theorie ist das Kurzzeitgedächtnis zeitlich und inhaltlich (mengenmäßig) begrenzt. Betrachtet man dazu noch den sog. Recency-Effekt, nachdem die zuletzt dargebotenen Reize besser erinnert werden als die zuvor, wird das Kurzzeitgedächtnis auf nur noch max. drei chunks beziffert. Ziemlich wenig wenn man bedenkt wie viel Informationen im Berufsalltag auf uns einwirken. Wer unter diesen Umständen glaubt ohne Stift und Papier zurecht kommen zu können ist schlichtweg naiv.

Nicht nur das Gedächtnis sondern auch die Aufmerksamkeit ist begrenzt. Diese wird auf einen Sachverhalt, einen Prozess oder einen bestimmten Reiz gelenkt (fokussiert). Die weiteren Reize passieren nicht, oder nur in geringem Umfang die Aufmerksamkeitsfilter wodurch zum Teil wichtige Informationen verloren gehen können. Hinzu kommt, dass die Veridikalität (die Annahme, dass das wahrgenommene auch tatsächlich wahr ist) die im Alltag als selbstverständlich angesehen wird, oft durch Sinnestäuschungen Lügen gestraft wird.

“Ob Notebook, Tischkalender oder einfach nur ein Schreibblock, alles ist erlaubt was der Sache dienlich ist”

Wie man schreibt ist egal. Jede Methode und jedes Hilfsmittel ist erlaubt solange es zum Ziel führt. Viele meiner Kollegen benutzen einen einfachen Schreibblock den die Firma zur Verfügung stellt. Andere haben stets ihr Tablett parat. Wiederum andere haben ein Sammelsurium an Haft- und Notizzettel auf dem Schreibtisch verstreut.Ich habe für mich eine Mischung aus Schreibblock und Notebook entdeckt. Während Telefongesprächen kritzle ich meistens Schlagworte und kurze Notizen in mein Schreibheft. Für ausführlichere Aufgaben oder Gespräche habe ich ständig mein Notebook parat. Ganz egal wie oder wo, wichtig ist das man schreibt und zwar IMMER! Schauen Sie, dass Sie Ihr Schreibustensil immer parat haben und nicht erst lange danach suchen müssen. Schreiben Sie beim telefonieren, schreiben Sie im Meeting und schreiben Sie vor allem was Ihr Chef zwischen “Tür und Angel” mitteilt oder anordnet, es wird Ihnen immer helfen. Oder wie ein chinesisches Sprichwort es ausdrückt:

“Die blasseste Tinte ist besser als das beste Gedächtnis”

 

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